Rritja e përdorimit të teknologjisë ka sjellë ndryshime të rëndësishme në mënyrën se si shkollat operojnë. Kjo ka bërë që stafi mësimor dhe drejtuesit e shkollave, të angazhohen për të përdorur teknologjinë në mënyrë më efektive dhe ta integrojnë atë në mësimdhënie dhe menaxhimin e shkollës. Për këtë arsye ka një rritje të nevojës për dokumentimin e punës së tyre në mënyrë efektive  duke përdorur teknologjinë.

Për të përgjigjur kësaj nevoje, drejtuesit e shkollave kanë filluar të marrin hapa konkretë drejt krijimit të një hapësire digjitale për dokumentimin dhe organizimin e materialeve brenda shkollës. Metodat tradicionale të dokumentimit, si printimi, dërgimi me email ose ruajtja në pajisjet personale digjitale, mund të shfaqin probleme si humbje ose dëmtim të dokumenteve, si dhe vështirësi në aksesimin e tyre nga stafi.

Një shembull i shkollës që e ka nisur si iniciativë krijimin e hapësirës digjitale për dokumentimin e materialeve shkollore është shkolla profesionale “Hamdi Bushati” në Shkodër. Kjo hapësirë është quajtur  arkiva digjitale dhe do të luajë rolin e një hapësirë të qendrueshme dhe të qendërzuar, ku stafi drejtues, mësimor dhe administrativ i shkollës mund të depozitojë në mënyrë të organizuar dhe të aksesojë lehtësisht dokumente dhe materiale të rëndësishme. Përdorimi i arkivës digjitale në shkollë ndihmon në përmirësimin e menaxhimit dhe dokumentimit të proceseve administrative, duke nxitur bashkëpunimin dhe komunikimin midis anëtarëve të stafit.

Një tjetër përfitim nga arkiva digjitale, që ka shtyrë dhe shkollën Hamdi Bushati të nisi krijimin e saj, është promovimi i një kulture pune në shkollë që inkurajon menaxhimin, koordinimin dhe transparencën. Mësuesit, në varësi të roleve të tyre do të ndërgjegjësohen për nevojën e ruajtjes së dokumenteve në një mënyrë të organizuar, të sigurtë dhe të lehtësisht të aksesueshme nga kolegët. Dokumentimi i mirë ul rrezikun e humbjes së të dhënave, por zvogëlon kohën e kërkimit të materialeve të nevojshme nga anëtarët e stafit, duke i lejuar të përqendrohen më shumë në mësimdhënie apo detyra të tjera.

Së fundi,  duke qenë se shkollat tradicionalisht kanë printuar dhe arkivuar një sasi të madhe dokumentesh, përdorimi i arkivës digjitale do të ndikojë pozitivisht në shkollë në reduktimin e përdorimit të letrave, duke zvogëluar koston e blerjes së tyre dhe printimit. Kështu, kjo bëhet një zgjidhje më e qëndrueshme dhe ekonomike për shkollat.